保管場所使用承諾証明書の正しい取得方法は？不動産管理会社への依頼テクニック

車庫証明の申請において、申請書や図面の作成と並んで、多くの方が「面倒だ」「時間がかかる」と感じるのが「保管場所の使用権原を証する書面」の準備です。
この書類は、駐車場が「自分（または配偶者）の持ち物なのか」、それとも「他人の持ち物（賃貸など）なのか」によって、準備すべき書類が異なります。
この記事では、専門家である行政書士が、書類を漏れなく、迅速に取得するための具体的な手順と、特に難しい不動産管理会社への依頼テクニックを解説します。

まず確認！保管場所の使用権原を証する書類は2種類

提出する書類は、駐車場の所有状況によって以下の2つに分かれます。

駐車場の所有状況	提出する書類名	誰が記載・署名するか
A. 自己所有（または配偶者名義）	自認書	申請者本人
B. 他人所有（賃貸、月極駐車場など）	使用承諾証明書	土地の所有者または管理者（大家、管理会社）

駐車場が自己所有の場合の取得方法（自認書）

駐車場が申請者本人名義の土地・建物、または配偶者名義である場合は、この「自認書」を使います。これが最も簡単なケースです。

1. 「自認書」の入手と記入方法

• 入手先: 警察署の窓口、または警察庁Webサイトからダウンロードできます。
• 記入箇所:
  • 申請者の住所、氏名。
  • 土地または建物のどちらを所有しているかにチェックを入れます。
  • 届出年月日を記入し、署名・押印（または記名のみ）します。

2. 記入時の注意点

• [POINT] 土地と建物の名義が異なる場合（例：土地は夫、建物は妻）、どちらかの名義であれば自認書で申請できます。
• [POINT] 家族名義（子や親など）の駐車場を使用する場合は、原則として他人所有とみなし、後述の「使用承諾証明書」が必要です。

駐車場が他人所有の場合の取得方法（使用承諾証明書）

賃貸の月極駐車場や、マンション・アパートの敷地内駐車場を利用している場合、この「保管場所使用承諾証明書」の取得が車庫証明手続きで最も高いハードルとなります。

1. 使用承諾証明書の入手と記載事項

• 入手先: 基本的には、警察署で入手できる様式を使用しますが、管理会社によっては独自の書式を用意している場合があります。
• 記載事項（管理会社に依頼する内容）:
  1. 保管場所の所在地（番地まで正確に）
  2. 使用期間（申請日から有効期間が設定されていること）
  3. 所有者または管理者の住所・氏名、そして記名・押印

2. 不動産管理会社への依頼テクニック 3選

管理会社は車庫証明の書類発行業務を日常的に行っていますが、有料の場合や、発行に時間がかかる場合があります。スムーズに進めるためのテクニックです。

テクニック 1： 事前に費用と発行期間を確認する

• 確認事項: 「車庫証明の書類発行手数料はいくらか」「発行までに通常何日かかるか」を電話で最初に確認しましょう。
• 理由: 手数料は3,000円～10,000円程度と幅広く、発行期間は1週間〜10日程度かかることが多いため、納車スケジュールに影響します。

テクニック 2： こちらで記入できる箇所はすべて記入しておく

• 依頼前にすること: 申請者の住所、氏名、そして車を停める駐車場の正確な所在地（番地、区画番号など）は、依頼する側で漏れなく記入しておきます。
• 理由: 管理会社の記入の負担を減らすことで、スムーズな対応を引き出すことができます。

テクニック 3： 返送用封筒（切手付き）を同封する

• 依頼方法: 郵送で依頼する場合、必ず返送先の住所を明記し、切手を貼った封筒を同封します。
• 理由: 管理会社の手間を最小限に抑えることで、返送までの日数を短縮できます。

3. 【重要】書類返却時のチェックポイント

管理会社から書類が返却されたら、必ず以下の3点を確認してください。不備があると警察署で受理されません。

1. 使用期間: 申請する日（提出日）から有効期間内であること。（過去の日付で切れていないか）
2. 押印: 管理会社（または大家さん）の公的な印鑑がしっかりと押されているか。
3. 情報の一致: 書類に記載されている使用者（申請者）の住所・氏名が、他の申請書類と完全に一致しているか。

まとめ

1. 書類取得の難所は「使用承諾証明書」

自認書は自分で書けば終わりますが、使用承諾証明書は第三者の協力が不可欠であり、車庫証明手続きにおける最大の難所です。
管理会社とのやり取りが複雑化すると、納車が遅れてしまうリスクがあります。

2. 管理会社とのやり取りに不安がある方はご相談ください

• 「管理会社とのやり取りが面倒」「発行手数料を払うのは仕方ないが、時間を無駄にしたくない」という方は、ぜひ当事務所にお任せください。
• プロに依頼するメリット:
  • 管理会社への書類依頼や進捗確認など、すべてのやり取りを代行します。
  • 書類不備による再申請のリスクをゼロにします。

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